Hoe een RFP schrijven




Request for Proposal

een RFP (Request for Proposal) of RFQ (Request for Quote) is een document verzonden door een bedrijf op zoek naar een product of dienst van een ander bedrijf te kopen. Verschillende bedrijven zal bieden voor het werk als gevolg van het ontvangen van een RFP, wat leidt tot concurrerende prijzen voor de koper om uit te kiezen. Het is belangrijk om een ​​RFP behoren uit te voeren, zodat het wordt beschouwd als een aanbieding van een koper en niet worden afgeworpen voor een presentatie onjuistheid of onvolledig is. Om zeker te zijn dat u een RFP schrijven correct, als volgt te werk.

Stap 1

Doe wat onderzoek.


De eerste stap naar het schrijven van een RFP is om te bepalen wat uw bedrijf gaat op zoek naar andere bedrijven of dienstverleners. Bepaal precies wat uw bedrijf nodig heeft (bijvoorbeeld, een broodoven, met een capaciteit van 100 broden), zodat die strijden om de baan van de meest accurate offerte kunnen bieden. Over-onder vermelding van uw behoeften als een bedrijf leiden tot bronvermeldingen voor grote items die aan uw behoeften en uw budget te overschrijden. Om precies te bepalen wat uw wensen zijn, kunt u het beste de details in uw RFP bieden en krijg de goedkoopste citaten. (Natuurlijk, rekening houden met eventuele toekomstige uitbreiding of de geplande verhoging van uw behoeften wanneer u uw verzoek om het voorstel te schrijven).

Stap 2 

Zorg ervoor dat u niet verwarren met behoeften verlangens.


Beslis als u alle toeters en bellen wanneer u uw RFP of RFQ te schrijven. Moet je al precies hebt bepaald wat je nodig hebt (en niet meer), maar het is belangrijk om verder te kijken dan uw RFP om ervoor te zorgen dat het bevat niets dat je kunt doen zonder (wil). Als u de opties voor de dingen die je wilt overwegen, maar hoeft niet per se een RFP, om woorden als 'kan', 'kunnen' en 'optionele' om onderscheid te maken tussen de noodzakelijke items in uw verzoek om aanbod (zoals bepaald door woorden als 'zal' 'moeten' en 'must'),. Deze woordenschat helpt bieders te scheiden wat nodig te schatten is en wat ze citaat kan optioneel. (Inclusief een aantal optionele eisen in uw RFP kan leiden tot ondernemers in het verzenden van verschillende offertes of opties.)

Stap 3

Organiseer een professionele RFP.


Elke schriftelijke documentatie die door uw bedrijf, zoals een RFP, moet professioneel geschreven. Het is raadzaam om te beginnen met een schets of uw bedrijf schrijft een paar RFP. Of gebruik een sjabloon uit een vorige RFP u hebt gemaakt. Introductie, eisen, selectiecriteria, deadlines en proces: je zult een sectie voor elk van de volgende nodig. Natuurlijk, is het waarschijnlijk dat beide onderafdelingen in elk van deze secties en wilt u misschien naar andere rubrieken bevatten. Het zal allemaal afhankelijk van wat uw product of dienst RFP is voor. In het algemeen moet elke sectie de volgende zijn:

Inleiding

  • Doel van het RFP
  • Samenvatting van de belangrijkste punten uit de andere secties
  • Zin inclusief vervaldatum: "inschrijvingen moeten door ons niet later op zondag 3 januari 2009 worden ontvangen dan 4:00" (Inclusief de tijdzone, indien nodig.)
  • Zin met de woorden "Ons bedrijf vraagt ​​om voorstellen voor een __________."

Vereisten

  • Vermeld de specifieke eisen voor het product (grootte, capaciteit, of andere functies)

Selectiecriteria

  • Laat bieders weten hoe je de winnende bieder halen (vergeet niet dat de beschikking is enkel aan uw bedrijf)
  • Als u wilt, kunt u ook uw scoring criteria worden gescoord op hoe elke RFP

Tijdlijn

  • Laat ondernemers weten wanneer voorstellen of offertes zijn te wijten (Zorg ervoor dat u een redelijke termijn, rekening houdend met de behoeften van uw vragen van technische tekeningen, goedkeuring, etc. set)
  • Laat bieders weten hoeveel tijd uw bedrijf zal moeten elk aanbod te evalueren en dan geef je een datum kunt u verwachten om de winnaar voor de baan te leren
  • Onder andere een zin te vermelden levering timing moeten hun RFP worden gekozen

Process

  • Beschrijf hoe het hele proces werkt, stuurt de RFP naar de winnende bieder zo snel mogelijk vast te stellen en het werk moet worden voltooid


Als je eenmaal succes hebt geschreven uw RFP of offerteaanvraag, het is tijd om op te sturen naar potentiële aannemers. Schik alles in een professionele document en stuur het per aangetekende post als je wilt. Vind aanbieders uit lijsten of professioneel werk met vorige aannemers. Stuur uw aanvraag aan te bieden en u zult de aanbiedingen die vóór je het weet hebben.



Verlaat een commentaren